Автор: Анастасія Головатюк, юристка F&P
Для багатьох підприємців зупинення реєстрації податкової накладної стає неприємним сюрпризом. Ви здійснили реальну господарську операцію, склали накладну, відправили на реєстрацію в ЄРПН — і отримали квитанцію про зупинку. Ваш покупець не може сформувати податковий кредит, а вам загрожує штраф за несвоєчасну реєстрацію. При цьому жодного порушення ви не допустили.
Ця ситуація масова. За даними ДПС, у 2024 році зупинялося близько 1,4% всіх накладних, а на початок 2025-го цей показник знизився до 0,9%. Здавалося б, небагато — але для конкретного бізнесу, у якого заблокували накладну на кілька мільйонів гривень, статистика — слабка розрада. Розберемо, як працює система і що робити на кожному етапі.
Як працює система СМКОР: чому вашу накладну зупинили
Система моніторингу критеріїв оцінки ризиків (СМКОР) перевіряє кожну податкову накладну автоматично, в момент подання на реєстрацію. Порядок цієї перевірки визначений Постановою КМУ №1165 від 11.12.2019 (зі змінами, останні — Постанова №1187 від 18.10.2024 та №1048 від 26.08.2025).
Накладна проходить кілька етапів перевірки. Спочатку система перевіряє, чи підпадає вона під ознаки безумовної реєстрації (п. 3 Порядку №1165). Наприклад, якщо обсяг постачання в поточному місяці менше 1 млн грн — накладна, як правило, реєструється автоматично. Якщо ж ні — система перевіряє платника на відповідність критеріям ризиковості (Додаток 1) та операцію на відповідність критеріям ризиковості операції (Додаток 3).
Якщо платник або операція відповідає хоча б одному критерію ризиковості — реєстрація зупиняється. При цьому є виняток: якщо платник має позитивну податкову історію (відповідає показникам з Додатку 2) — зупинення не відбувається навіть при спрацюванні критерію ризиковості операції.
На практиці найчастіше зупиняють накладні у таких випадках:
- Платник нещодавно зареєстрований як платник ПДВ
- Обсяг операції значно перевищує звичний для цього платника
- Постачальник має ознаки ризиковості (навіть якщо ви про це не знаєте)
- Відсутня або не прийнята таблиця даних платника ПДВ
- Операція потрапляє під критерії ризиковості за кодами УКТЗЕД або ДКПП
Крок 1: Отримали квитанцію — аналізуйте
Квитанція про зупинення — не вирок. Це початок процедури. У квитанції має бути вказано: який саме критерій спрацював, розраховані значення показників та пропозиція ДПС щодо надання пояснень і документів. Прочитайте уважно: від того, який критерій спрацював, залежить ваша подальша стратегія.
Часто бувають ситуації, коли в квитанції вказано загальне формулювання без конкретики — «відповідає критерію ризиковості здійснення операцій» без пояснення, якому саме. Це вже може бути підставою для оскарження, оскільки Верховний Суд неодноразово зазначав: рішення контролюючого органу має бути вмотивованим із зазначенням конкретних підстав.
Крок 2: Подайте пояснення та документи
Ви маєте право подати пояснення з копіями документів, що підтверджують реальність операції. Строк — 365 календарних днів з дати зупинення, але тягнути не варто: ваш контрагент чекає, а штраф за несвоєчасну реєстрацію рахується з першого дня прострочення.
Що подавати: договір, акти, видаткові накладні, ТТН, платіжні доручення, сертифікати, специфікації — все, що доводить, що операція реально відбулася. Ліміт — 100 файлів, кожен до 2 МБ, формат PDF, PNG або JPG.
Практична порада: не обмежуйтеся мінімумом. Додайте складські документи, фото товару, листування з контрагентом. Чим більше доказів реальності — тим менше шансів отримати відмову. Але при цьому пояснення мають бути чіткими та структурованими, а не хаотичним набором файлів.
Крок 3: Таблиця даних платника ПДВ
Якщо ви ще не подавали таблицю даних — подайте одночасно з поясненнями. Таблиця повідомляє ДПС про види вашої діяльності та номенклатуру товарів/послуг. У разі прийняття таблиці значна частина ваших накладних надалі реєструватиметься без зупинки.
Але є нюанс: відсоток відмов у прийнятті таблиць залишається високим. За даними ДПС, у грудні 2024 він становив 52,2%, у лютому 2025 — знизився до 38,7%. Тобто майже кожну третю таблицю повертають. Найчастіше причина — недостатня деталізація пояснень або невідповідність кодів КВЕД/ДКПП реальній діяльності. Якщо таблицю не прийняли — це також можна оскаржити.
Крок 4: Рішення комісії — відмова чи реєстрація
Вашу накладну разом із поясненнями та документами розглядає комісія контролюючого органу. Строк розгляду — 5 робочих днів (п. 44 Порядку №520). Комісія приймає одне з двох рішень: зареєструвати або відмовити.
Якщо відмовили — важливо проаналізувати рішення. Верховний Суд послідовно підтримує позицію: рішення про відмову має бути вмотивованим. Формулювання на кшталт «ненадання платником податку копій первинних документів щодо підтвердження інформації, зазначеної у ПН/РК» без уточнення, яких саме документів бракує — є підставою для скасування в суді. Це стала позиція, яка підтверджується численними постановами ВС.
Крок 5: Адміністративне оскарження
Скаргу на рішення про відмову можна подати до ДПС протягом 10 робочих днів (п. 56.3 ПКУ з урахуванням особливостей воєнного стану). Скарга подається в електронній формі. До неї можна додати документи — але вже не більше 100 файлів.
Чесно кажучи, шанси на задоволення скарги на цьому етапі невеликі: ДПС рідко скасовує рішення власних комісій. Але цей крок має тактичне значення: по-перше, ви фіксуєте свою позицію, по-друге, ви вичерпуєте досудову процедуру (хоча вона й не є обов’язковою), по-третє, ви отримуєте офіційну відповідь, яку потім можна використати в суді.
Крок 6: Позов до адміністративного суду
Судове оскарження — це основний інструмент захисту. Позов подається до окружного адміністративного суду. Якщо ви пройшли адмінпроцедуру — строк на подання позову 1 місяць після завершення адміноскарження. Якщо не проходили — 6 місяців.
У позовній заяві потрібно просити визнати рішення про відмову протиправним, скасувати його та зобов’язати ДПС зареєструвати податкову накладну в ЄРПН. Суд оцінює не тільки ваші документи, а й правомірність дій комісії: чи було рішення вмотивованим, чи вказано конкретні підстави, чи дотримано процедуру.
Практика Верховного Суду тут досить позитивна для платників. Суд неодноразово зазначав, що контролюючий орган має конкретно вказати, яких документів не вистачає або які відомості є недостовірними. Загальні формулювання — не є належною мотивацією відмови.
Коли варто залучати адвоката
На етапі подання пояснень та документів багато підприємців справляються самостійно або з допомогою бухгалтера. І це нормально — якщо операція проста, документи в порядку і ви вже маєте досвід з цією процедурою.
Але якщо вам відмовили і справа йде до суду — це вже інша історія. Підготовка позовної заяви, формулювання вимог, обґрунтування забезпечення позову, представництво в суді — все це вимагає юридичної кваліфікації. Помилка на цьому етапі може коштувати вам не тільки заблокованої накладної, а й штрафу за несвоєчасну реєстрацію.
Ми спеціалізуємося на податкових спорах і маємо практику оскарження рішень комісій ДПС — як в адміністративному, так і в судовому порядку. Якщо ваша накладна зупинена або ви отримали відмову — надішліть нам квитанцію та рішення комісії. Ми проаналізуємо ситуацію і скажемо, яка стратегія оптимальна у вашому випадку.
Маєте подібну ситуацію? Надішліть документи — ми проаналізуємо перспективи безкоштовно.
Телефон: +38 093 722 56 33
Email: fo@fedoryshyn.com
